INFORMATIVA PER DIPENDENTI E COLLABORATORI DEI POTENZIALI FORNITORI AI SENSI DELLA NORMATIVA IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Premesse

Sina S.p.A. (la “Società”)

sta effettuando operazioni preliminari di selezione di potenziali fornitori, tra cui la Vostra società (il “Fornitore”), per la fornitura di alcuni servizi (i “Servizi”)

e, allo scopo, ha necessità di acquisire informazioni sul Fornitore e sulla sua organizzazione (ivi incluse informazioni sui suoi dipendenti e collaboratori) qualificabili come “dati personali” ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (“GDPR”).

Si ricorda che, ai sensi del GDPR: (i) per “titolare del trattamento” si intende la persona, fisica o giuridica, cui competono le decisioni in ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati personali e agli strumenti utilizzati, ivi compreso il profilo della sicurezza; (ii) per “interessato” si intende la persona fisica cui appartengono i dati personali, escludendosi così la persona giuridica.
In relazione ai dati personali dei dipendenti e dei collaboratori del Fornitore utilizzati dalla Società per la gestione del rapporto con il Fornitore, la Società si qualifica come titolare del trattamento di tali dati (di seguito, la Società viene anche indicata come il “Titolare”).
Grava sul Titolare l'obbligo di informare preventivamente l'interessato e il soggetto presso la quale sono raccolti i dati personali circa il trattamento degli stessi.
Nel caso di rapporti tra persone giuridiche, l'informativa agli eventuali interessati coinvolti nel relativo trattamento - allorché prestino attività lavorativa o professionale o collaborino con il Fornitore ed i cui dati possano comunque essere comunicati, conosciuti e/o trattati dal Titolare in esecuzione e nello svolgimento del rapporto principale - è rilasciata dal Titolare per il tramite del Fornitore medesimo.
Con la presente informativa, la Società, in qualità di titolare del trattamento, informa gli interessati su quali siano le finalità e modalità del trattamento dei dati personali raccolti, il loro ambito di comunicazione e diffusione, oltre alla natura del loro conferimento.
Il Fornitore si impegna a garantire all'interessato la piena conoscibilità della presente informativa.

Finalità del trattamento dei dati personali

La Società tratta i dati personali dei soggetti interessati per la finalità di

per la sola finalità dell'acquisizione di informazioni preliminari al fine di consentire la valutazione reputazionale del Fornitore (referenze per precedenti lavori, solidità finanziaria, struttura organizzativa interna) e valutare la possibile instaurazione di un rapporto con il Fornitore in relazione alla fornitura dei Servizi e, in tale eventualità, al fine di usufruire e gestire i Servizi medesimi, nonché per finalità ad essa strettamente correlate.

Dati oggetto di trattamento

Sono oggetto di trattamento i dati identificativi e di contatto dei dipendenti e dei collaboratori del Fornitore con cui la Società è in contatto ai fini di quanto indicato al precedente Paragrafo 2 (Finalità del trattamento dei dati personali).

Modalità di trattamento

I dati personali sono utilizzati oltre che con mezzi elettronici anche con strumenti non automatizzati.

Ambito di circolazione dei dati

I dati possono essere utilizzati da personale della Società cui è stato assegnato uno specifico ruolo e a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative, nonché da soggetti terzi che svolgono attività strumentali per conto del Titolare, queste ultime agiscono in qualità di responsabili esterni del trattamento e sotto la direzione ed il controllo del Titolare. L'elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile inoltrando richiesta a claudio.ardemagni@sina.co.it.

Comunicazione dei dati

Inoltre, i dati potranno essere comunicati anche alle altre società del gruppo con cui sussistono appositi accordi in ragione delle finalità di trattamento condivise, per finalità amministrativo-contabili e da queste essere utilizzate per le medesime finalità, agli enti pubblici per gli adempimenti di legge, nonché a soggetti e società terze, quali banche, istituti di credito e società strettamente connesse alla riscossione del credito; consulenti legali e di settore, revisori contabili; di recupero del credito, di amministrazione e consulenza contrattuale. Le entità terze indicate agiranno in qualità di autonomi titolari del trattamento. L’elenco aggiornato dei suddetti destinatari e delle categorie di destinatari dei dati sono ottenibili scrivendo a claudio.ardemagni@sina.co.it.

I dati personali non sono oggetto di diffusione a destinatari indeterminati.

Tempo di conservazione dei dati

I dati saranno conservati per la durata dell'intero rapporto contrattuale e comunque sino al termine prescrizionale e di legge nel rispetto dei diritti e in ottemperanza degli obblighi conseguenti. In particolare i dati verranno conservati, in caso di affidamento delle attività, per 5 anni dall’esecuzione del rapporto di fornitura. In caso di mancato affidamento, i dati raccolti per la selezione, verranno conservati per 3 anni dalla partecipazione all’ultima selezione.

Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è S.I.N.A. S.p.A., con sede legale in Viale Isonzo 14/1 - 20135 Milano, codice fiscale e partita iva 008447450152.

Data Protection Officer

La Società si avvale di un responsabile per la protezione dei dati personali (anche noto come “Data Protection Officer” o “DPO”). Il DPO può essere contattato tramite il seguente canale di comunicazione: dpo@sina.co.it

Esercizio dei diritti

In ogni momento Lei potrà avere piena chiarezza sulle operazioni che abbiamo riferito e, in particolare, ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima ed il blocco dei dati trattati in violazione della legge, chiedere l'aggiornamento o la rettifica o l’integrazione, opporsi al loro utilizzo, ed esercitare gli altri diritti previsti dalla legge. A tale scopo si potrà rivolgere a claudio.ardemagni@sina.co.it.

Le ricordiamo altresì che Lei ha anche il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che i Suoi diritti non siano stati rispettati o che non abbia ricevuto riscontro secondo legge.

S.I.N.A. S.p.A.

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L’Amministratore Delegato

Ing. Claudio Vezzosi